Het Bestuurssecretariaat bestaat uit tien personen en ondersteunt de burgemeester en zes wethouders. Als managementassistent van de bestuurder ben jij de spil die zorgt voor een geruisloze dagelijkse gang van zaken. Jij houdt de agenda van de wethouder strak in de gaten, zodat deze zich volledig kan richten op zijn/haar kerntaken. Jouw werk is gevarieerd en vraagt om snel schakelen.

Je team / afdeling
Als managementassistent ben je onderdeel van de afdeling Top-Services. Top-Services bestaat uit bijna 80 professionals die het primaire proces van de gemeente Zwolle ondersteunen. De afdeling bestaat uit adviseurs facilitaire zaken, de Servicedesk Facilitair en managementassistenten.
We zoeken een enthousiaste managementassistent voor het bestuur. Het Bestuurssecretariaat bestaat uit tien personen en ondersteunt de burgemeester en zes wethouders.

Ben jij een ervaren, proactieve en flexibele managementassistent die het als een uitdaging ziet om in een dynamische omgeving te werken? Dan is deze functie iets voor jou!

Dit doe jij
Als managementassistent van de bestuurder ben jij de spil die zorgt voor een geruisloze dagelijkse gang van zaken. Jij houdt de agenda van de wethouder strak in de gaten, zodat deze zich volledig kan richten op zijn/haar kerntaken. Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, externe contacten en instanties, en zorgt ervoor dat de wethouder niet onnodig wordt benaderd.

Jouw werk is gevarieerd en vraagt om snel schakelen. Je begint de dag misschien rustig met het prioriteren van e-mails en het inplannen van afspraken, maar binnen een mum van tijd kan een gebeurtenis in de stad of organisatie ervoor zorgen dat alles in een stroomversnelling komt. Je beheert meerdere mailboxen, filtert berichten, beantwoordt telefoontjes en handelt verzoeken af. Aangezien er altijd meer aanvragen voor afspraken zijn dan tijd, weet jij precies wat de prioriteiten zijn en stem je snel af met de bestuurder.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de registratie van (digitale) post en verzamel je waar nodig achtergrondinformatie. Hierbij wordt er veel contact gezocht met de desbetreffende bestuursadviseur en communicatie. Je stelt conceptantwoorden op, handelt zelfstandig verzoeken af en zorgt voor een zorgvuldige overdracht van vertrouwelijke informatie. Jij legt verbanden tussen verschillende berichten, contacten en gebeurtenissen en zorgt dat alles in goede banen wordt geleid.

Je ondersteunt bij vergaderingen door verslaglegging te verzorgen, actie- en besluitenlijsten op te stellen en termijnen in de gaten te houden. Ook zorg je ervoor dat alle vergaderstukken in iBabs staan en anticipeer je op de agenda van de bestuurder door goed te prioriteren. Je denkt inhoudelijk mee en geeft gevraagd (en soms ongevraagd) feedback. Daarnaast ondersteun je het administratieve proces, zoals het opstellen van inkooporders en het coderen van facturen.
Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt ruime ervaring als managementassistent en een ‘hands on’ mentaliteit.
• Je werkt proactief, ziet wat er moet gebeuren en pakt dit zelfstandig op.
• Je kunt goed samenwerken en weet collega's te activeren
• Je hebt een representatieve uitstraling en uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je bent digitaal vaardig en kunt snel schakelen tussen verschillende systemen.
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je beschikt over een mbo+/hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding.

Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie voor 32 uur per week, met een goede balans tussen thuiswerken en werken op kantoor in Zwolle.
• Een jaarcontract met de intentie tot een vast dienstverband.
• Een opleidingsbudget voor jouw professionele ontwikkeling, zodat je kunt blijven groeien in je functie.
• Een dynamische werkplek waarin geen dag hetzelfde is.

Daarnaast kun je arbeidsvoorwaardelijk het volgende van ons verwachten:

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.297, - (functieschaal 8) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• Een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• Een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je op deze pagina.

Meer weten?
Wil je meer weten over de functie? Bel of mail met Linda Streur, Team coördinator TOP-Services. Per mail l.streur@zwolle.nl of telefonisch op 0627423798

Solliciteren
Solliciteren kan tot en met 26 januari 2025, alleen via onderstaande sollicitatieknop.

Zwolle, #hartvoordestad en voor de organisatie
In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op 'kwaliteit van leven'. Inwoners hebben hart voor de stad, houden van het groen, wonen, werken en ondernemen er met plezier.

We zijn een organisatie waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent.

Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?
Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.